Responsabilità degli amministratori

per tardiva convocazione assemblea di bilancio

Articolo pubblicato su Mysolution e qui riprodotto per gentile concessione dell’Editore

Il mancato rispetto dei termini previsti dalla legge e dallo Statuto per la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio di esercizio può essere fonte di responsabilità per gli amministratori sempre che ne ricorrano i presupposti e sia causa di danni per la società stessa, i soci o i terzi.

Appare particolarmente delicato il caso di progressivo aggravamento della situazione patrimoniale e finanziaria della società in presenza di rilevanti perdite d’esercizio ove l’inerzia dell’organo amministrativo provochi conseguenze dannose riconducibili ad operazioni non coerenti con le finalità conservative imposte dalla norma.

Termini e obblighi di convocazione assemblea di bilancio

Conformemente a quanto previsto dall’ articolo 2478 bis, il progetto di bilancio deve essere redatto dagli amministratori e presentato ai soci per l’approvazione entro il termine stabilito dall’atto costitutivo e comunque non superiore a 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, salva la possibilita’ di un maggior termine nei limiti ed alle condizioni previsti dal secondo comma dell’articolo 2364.

Gli articoli 2364 e 2478-bis del c.c. prevedono infatti la possibilità di approvare il bilancio entro il termine di 180 giorni quando si è in presenza di almeno una delle seguenti condizioni:

redazione del bilancio consolidato;
quando si è in presenza di particolari esigenze della società

Entro trenta giorni dalla decisione dei soci di approvazione del bilancio deve essere depositata presso l’ufficio del registro delle imprese, a norma dell’articolo 2435, copia del bilancio approvato.

La decisione dei soci che approva il bilancio decide sulla distribuzione degli utili ai soci ricordando che in base al dettato normativo:

Possono essere distribuiti esclusivamente gli utili realmente conseguiti e risultanti da bilancio regolarmente approvato;
Se si verifica una perdita del capitale sociale, non puo’ farsi luogo a ripartizione degli utili fino a che il capitale non sia reintegrato o ridotto in misura corrispondente.

Gli utili erogati in violazione delle disposizioni del presente articolo non sono ripetibili se i soci li hanno riscossi in buona fede in base a bilancio regolarmente approvato, da cui risultano utili netti corrispondenti.

La verifica dello Statuto e massime notarili

Secondo il dettato all’ articolo 2364 l’assemblea ordinaria approva il bilancio e deve essere convocata almeno una volta l’anno, entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale.

Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società;

Lo statuto non deve necessariamente contenere l’indicazione analitica e specifica delle fattispecie che consentono il prolungamento del termine stesso. In questo senso:

Massima n. 15 del Consiglio Notarile di Milano “Termini per l’approvazione del bilancio” – La clausola statutaria che consente la convocazione dell’assemblea per l’approvazione (per la s.r.l.: la presentazione) del bilancio nel maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, previsto dall’art. 2364 e, per rinvio, dall’art. 2478-bis non deve necessariamente contenere l’indicazione analitica e specifica delle fattispecie che consentono il prolungamento del termine stesso.
Massima n. H.B.3 del Consiglio Notarile Tre Venezie “FORMULAZIONE DELLE CLAUSOLE RELATIVE AI MAGGIORI TERMINI PER L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO” – La previsione statutaria del maggior termine per la convocazione dell’assemblea avente all’ordine del giorno l’approvazione del bilancio ex art. 2364, ultimo comma, c.c. può anche non prevedere specificatamente le particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società che la giustificano, potendo limitarsi a fare un riferimento generico a tali esigenze che dovranno però sussistere in concreto nel caso in cui ci si voglia avvalere di tale facoltà. Gli amministratori devono infatti dare conto delle ragioni della dilazione nella relazione prevista dall’art. 2428 c.c.

Le “particolari esigenze relative alla struttura e all’ oggetto della società”

La norma, al di fuori del caso della società tenuta alla redazione del bilancio consolidato, appare piuttosto vaga nell’indicare le motivazioni che giustificano l’utilizzo del termne più ampio di approvazione (citando solo “particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società”).

Spetterà quindi agli amministratori motivare adeguatamente e dettagliatamente tali motivi per evitare di incorrere nelle responsabilità derivanti dal mancato rispetto dei termini.

Tra le principali cause che giustificano la proroga possiamo indicare:

holding in attesa dei bilanci delle società controllate;
cause di forza maggiore ( es. incendi, alluvioni, terremoti);
dimissioni, malattie o altri casi di assenza di amministratori, direttori generali, responsabili amministrativi o altre figure indispensabili per la predisposizione del bilancio d’esercizio;
rilevanti modifiche della struttura amministrativa, informatica, ecc;
operazioni straordinarie o di ristrutturazione aziendale;
prima applicazione di principi contabili nazionali o internazionali.

Menzione dei motivi nel verbale del cda, nel verbale di approvazione, nella relazione sulla gestione o in nota integrativa.

In caso di convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio oltre il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, gli amministratori sono tenuti valutare ed illustrare le ragioni che giustificano la proroga del suddetto termine dandone menzione nei seguenti documenti:

verbale del CDA che ha approvato la proroga e ne ha illustrato i motivi;
relazione sulla gestione;
nota integrativa, nel caso in cui si rediga il bilancio in forma abbreviata e non sia predisposta la relazione sulla gestione;
verbale di approvazione del bilancio in cui deve essere menzionata la proroga.

Il mancato rispetto dei termini previsti dalla legge e dallo Statuto per la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio di esercizio non pare comportare ai sensi della migliore giurisprudenza l’invalidità della delibera di approvazione, ma può essere fonte di responsabilità per gli amministratori nei confronti della società o dei soci, sempre che ne ricorrano i presupposti e sia causa di danni per la società stessa, i soci o i terzi.

Le responsabilità di amministratori e sindaci

In base alla lettera dell’ articolo 2392 gli amministratori devono adempiere i doveri ad essi imposti dalla legge e dallo statuto con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico e dalle loro specifiche competenze.

Essi sono solidalmente responsabili verso la società dei danni derivanti dall’inosservanza di tali doveri, a meno che si tratti di attribuzioni proprie del comitato esecutivo o di funzioni in concreto attribuite ad uno o più amministratori.

Appare quindi particolarmente delicato il caso di progressivo aggravamento della situazione patrimoniale e finanziaria della società in presenza di rilevanti perdite d’esercizio ove l’inerzia dell’organo amministrativo rechi danno alla società e a terzi.

In particolare in caso di riduzione del capitale per perdite, gli amministratori devono convocare senza indugio l’assemblea affinché questa adotti i provvedimenti opportuni.

In tal senso è opportuno citare la pronuncia del Tribunale di Milano del 15 luglio 2014 secondo la quale gli Amministratori sono responsabili degli eventuali danni causati per continuazione dell’attività sociale nonostante la perdita del capitale, responsabilità che si aggrava ove la perdita del capitale sia stata occultata a lungo prima della data di messa in liquidazione, mediante scorretta iscrizione di alcune poste di bilancio volta a mascherare il venir meno dei presupposti di continuità gestionale.

I doveri derivanti dall’incarico di amministratore, impongono una condotta coerente con la tutela del patrimonio sociale, anche in modo indipendente dalla volontà dei soci, ove quest’ultima si riveli contraria alla salvaguardia dell’interesse sociale.

Ai fini della quantificazione del danno derivante dalla continuazione dell’attività di impresa nonostante la perdita integrale del capitale, appare legittimo utilizzare il criterio sintetico della differenza dei netti patrimoniali nei casi in cui non sia possibile procedere ad una accurata e ragionevole ricostruzione dei dati con l’analiticità necessaria ad individuare le conseguenze dannose riconducibili alle operazioni non coerenti con le finalità liquidatorie imposte dalla norma. Detto criterio presuntivo, richiamando la sentenza della Corte di Cassazione n. 2538 del 2005 ben può sorreggere una valutazione equitativa del danno.

Appare inoltre solo il caso di ricordare, non essendo oggetto del presente articolo, che conformemente a quanto disposto dal Tribunale civile, sez. VIII, Milano, sentenza 24/08/2011, n. 10697 e da Cass., sez. I, 28 aprile 1997, n. 3652 all’amministratore di una società non può essere imputato a titolo di responsabilità ex art. 2392 c.c. di aver compiuto scelte inopportune dal punto di vista economico, atteso che una tale valutazione attiene alla discrezionalità imprenditoriale e può pertanto eventualmente rilevare come giusta causa di revoca dell’amministratore, non come fonte di responsabilità contrattuale nei confronti della società. Ne consegue che il giudizio sulla diligenza dell’amministratore nell’adempimento del proprio mandato non può mai investire le scelte di gestione, ma solo l’omissione di quelle cautele, verifiche e informazioni preventive normalmente richieste per una scelta di quel tipo, operata in quelle circostanze e con quelle modalità.

Gli amministratori restano comunque solidalmente responsabili se non hanno adeguatamente vigilato sulla gestione aziendale e se, essendo a conoscenza di fatti pregiudizievoli, non hanno fatto quanto potevano per impedirne il compimento o eliminarne o attenuarne le conseguenze dannose.

La responsabilità per gli atti o le omissioni degli amministratori non si estende a quello tra essi che, essendo immune da colpa, abbia fatto annotare senza ritardo il suo dissenso nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio, dandone immediata notizia per iscritto al presidente del collegio sindacale.

Gli amministratori e i sindaci che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, nei termini ivi previsti, sono puniti inoltre ai sensi dell’ articolo 2631 con la sanzione amministrativa pecuniaria da 1.032 a 6.197 euro.

Ove la legge o lo statuto non prevedano espressamente un termine, entro il quale effettuare la convocazione, questa si considera omessa allorche’ siano trascorsi trenta giorni dal momento in cui amministratori e sindaci sono venuti a conoscenza del presupposto che obbliga alla convocazione dell’assemblea dei soci.

La sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo in caso di convocazione a seguito di perdite o per effetto di espressa legittima richiesta da parte dei soci.

Secondo la giurisprudenza, inoltre, la mancata convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio nei termini di legge può rappresentare una irregolarità così rilevante da giustificare l’immediata revoca di amministratori e sindaci, con conseguente nomina di un amministratore giudiziario.

Appare solo il caso di ricordare che da un mero punto di vista procedurale, se è stato nominato l’organo di controllo, grava anche sui sindaci (che incorrono nelle medesime responsabilità) l’ obbligo di convocare l’assemblea, supplendo all’inerzia degli amministratori.

Ove non procedano alla convocazione dell’assemblea nè gli amministratori nè i sindaci (ove nominati), la convocazione può essere richiesta direttamente dai soci nei modi e nei termini previsti dalla legge e dallo statuto. I soci inoltre, ove le condizioni lo prevedano, possono richiedere l’intervento dell’ autorità giudiziaria ai sensi dell’ art. 2367, c.c..