Il diritto di ispezione e controllo del socio

Il diritto di ispezione e controllo del socio di società a responsabilità limitata

Articolo pubblicato su Mysolution e qui riprodotto per gentile concessione dell’Editore

In base all’art. 2476 cc i soci che non partecipano all’amministrazione della società a responsabilità limitata hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione.

Il socio che richiede di esercitare i propri diritti di controllo e la consultazione della documentazione sociale può effettuare copie a proprie spese.

Il diritto di ispezione e controllo trova limite pressoché esclusivo nell’abuso che il socio intenda farne.

l’organo amministrativo non può limitare l’esercizio di tale diritto procrastinando arbitrariamente a suo piacimento e senza alcuna seria e concreta giustificazione i tempi di consultazione della documentazione.

Se la società vuole legittimamente opporre formale diniego, deve fornire elementi a sostegno del comportamento abusivo del socio.

L’incompatibilità tra diritto di ispezione del socio e carica amministrativa cessa quando il socio termina di ricoprire quest’ultima.

Potrebbe essere comunque considerata pretestuosa la richiesta di ispezione o di informazione concernente documenti e circostanze palesemente noti all’ ex amministratore. Il diritto nonostante ciò rimane inalterato per quanto riguarda documenti riferibili a quel periodo ma potenzialmente influenzati da scelte contabili successive.

Mantiene ugualmente il diritto al controllo il socio che ha esercitato il diritto di opzione a vendere la propria partecipazione sociale, se il trasferimento delle quote non si è ancora perfezionato.

La società, coerentemente allo spirito della legge, può subordinare l’esercizio del diritto previsto dall’art. 2476 c.c. di accesso alla documentazione sociale alla sottoscrizione di un impegno di riservatezza.

La documentazione consultata va infatti utilizzata solo nei rapporti con la società, ovvero in vista di eventuali azioni di responsabilità nei confronti degli amministratori. I soci ed i loro professionisti sono tenuti al segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza.

Non a caso alcune sentenze vedono come professionista incaricato dei controlli un commercialista o revisore dei conti, figure legate deontologicamente alla riservatezza ed al segreto professionale. Questo al fine di garantire la tutela degli interessi sociali.

In sintesi, conformemente alla giurisprudenza milanese, il socio va autorizzato, ai sensi dell’ art. 2476 cc:

• a consultare i libri sociali ed i documenti relativi all’amministrazione anche per il tramite di un professionista di sua fiducia;
• ad estrarre copia a proprie spese della documentazione medesima;
• nel luogo in cui libri sociali e documenti sono custoditi, previo appuntamento da concordare, come richiesto senza alcuna obiezione, anche per il tramite della posta elettronica certificata;

• (se richiesto dalla società) previa sottoscrizione da parte del socio e del professionista eventualmente incaricato della dichiarazione di impegno di riservatezza o comunque di specifico impegno ad utilizzare la copia della documentazione solo nell’ambito di rapporti con la società e/o con i suoi amministratori e con esclusione di ogni divulgazione nei confronti di altri soggetti della copia della documentazione e del suo contenuto.