Brevity il memorandum di Churchill

Ho scoperto da poco questo documento scritto da Winston Churchill e ho trovato straordinario che ritenesse importante lavorare sulla comunicazione interna. In questo strano smart working che ci costringe ad imparare nuovi modi di lavorare in tempi molto brevi (e a rivoluzionare rapporti e ruoli, richiedendo un po’ di più da tutti noi) mi ha affascinato.

Stavamo ragionando, in maniera solo abbozzata a dire il vero, anche in studio su qualcosa di simile. Per definire priorità ed impatti delle questioni che ci troviamo di volta in volta, quotidianamente, ad affrontare.

Questo documento in qualche modo ci rassicura e sprona.

Ricordo ancora una frase del mio dominus: “Andrea ho poco tempo e siamo uno studio professionale. Quando mi esponi un problema devi essere sintetico ed usare un linguaggio tecnico. Se la domanda è mal posta o confusa la risposta non potrà essere corretta”.

Ed in barca, quando bisogna lavorare insieme in tempi rapidi, se volete le logiche non sono poi così diverse.

Oggi a questo aggiungiamo anche il problema delle priorità che non dobbiamo sottovalutare.

In qualche modo però tutto torna.

Per svolgere il nostro lavoro dobbiamo leggere un gran numero di documenti. Quasi tutti sono decisamente troppo lunghi. Questo implica uno spreco di tempo, con molte energie spese per individuare i punti rilevanti.

Chiedo ai miei colleghi e ai loro collaboratori di fare in modo che i loro documenti siano più brevi.

1 – L’obiettivo è realizzare report che diano evidenza agli argomenti salienti con una serie di paragrafi sintetici.

2 – Se un report fa riferimento ad analisi specifiche, statistiche o altri studi complessi, è necessario allegare questi documenti in un’Appendice separata.

3 – Una buona idea è non inviare rapporti troppo dettagliati, ma un abstract generale composto di soli titoli, da approfondire eventualmente con incontri di persona.

4 – Evitare le formule come: “È importante inoltre tenere a mente le seguenti considerazioni…” o come “È auspicabile considerare la possibilità di porre in essere…”. Molte di queste frasi lanose sono semplice imbottitura, e possono essere eliminate per intero o sostituite da una semplice parola. Non escludere la possibilità di usare brevi espressioni colloquiali, anche se appaiono informali.

 

I documenti realizzati secondo le linee-guida da me proposte potrebbero inizialmente suonare ruvidi se paragonati al tono piatto del linguaggio ufficiale. Eppure il risparmio di tempo sarà enorme e lo sforzo di far emergere gli aspetti salienti con concisione rappresenterà uno stimolo ad un pensiero più lucido.